Рекламно-інформаційні системи маркетингу туризму

Одна з визначальних підцілей презентації - справити необхідний вплив на аудиторію. Поняття «вплив» включає в себе прийоми і способи, покликані розбудити аудиторію, здивувати її і зробити більш сприйнятливою.
Конкретизація мети передбачає знаходження відповіді на питання: «Що ми прагнемо повідомити аудиторії?»
Цілі - це те, що передбачається пояснити, запропонувати або продемонструвати на презентації. Це має бути обов'язково пов'язано з тим, на яку вигоду або прибуток можуть розраховувати гості презентації. Все має бути адресовано безпосередньо їх інтересам.
Далі дуже важливо грамотно визначитися з аудиторією. .Для цього необхідно правильно зрозуміти свою аудиторію, а саме постаратися з'ясувати у них ступінь інтересу, інформованості, розуміння, досвіду, опору і забобонів, з якими можуть зіткнутися організатори презентації.
Коли перші два етапи відпрацьовані належним чином, необхідно вирішити, як це все побудувати, тобто визначитися зі структурою. Перше, чому необхідно приділити пильну увагу, - це вступ. Воно має двояке значення:
- Розставляє важливі акценти в цілях презентації;
- Допомагає ведучому спростити відносини з аудиторією за допомогою «нейтрального» матеріалу, який кожен може прийняти і погодитися з ним.
Тут чим більше ведучий спонукає присутніх кивати головами, тим краще, якщо тільки всі кивають схвально.
Далі ведучий вимовляє привітальні люб'язності, тобто просто дякує людям за те, що вони знайшли час прийти на презентацію, і висловлює надію на те, що вони не пошкодують про те, як його провели.
Потім - представлення ведучого та інших виступаючих.
Дуже важливо в кінці кожного етапу презентації підтримувати зворотний зв'язок з аудиторією. Всякий раз, як поставлена крапка в якомусь повідомленні і ведучий дійшов до паузи, корисно ще раз подумати про мислення аудиторії - які питання виникли у неї в даний момент. Тут корисні репліки типу: «Все добре, і все ж немає відповіді на моє запитання ...». Це - допомагає вберегти презентацію від перетворення її в безперервний потік фактів, які через якийсь час стає дуже складно сприймати.
Закінчення презентації так само важливо, як і її відкриття. В процесі роботи над завершенням презентації необхідно повернутися до первісної пропозиції. Мета презентації обов'язково диктує її закінчення, яке зазвичай включає в себе наступні моменти:
- Коротке резюме найважливіших фактів і аргументів і повтор ключових Відеофактів;
- Рекомендації по стратегії поведінки учасників презентації;
- Пропозиції щодо найближчих кроків, якщо рекомендації прийняті, з конкретними термінами;
- Опис допоміжної літератури з даної проблеми, якщо така є;
- Подяка за увагу;
- Пропозиція ставити питання.
Організатори презентації повинні продумати масу «дрібниць» і мати чітке уявлення про наступне:
- Як довго триватиме презентація;
- Чи буде вона розбита на частини;
- Чи буде повністю проходити в одному приміщенні або будуть потрібні переміщення в інші місця;
- Чи будуть перерви на каву;
- Які розділи необхідно включити в презентацію і яке призначення кожного розділу;
- Чи розміщені розділи презентації за ступенем важливості, щоб у разі необхідності можна було швидко відсіяти непотрібну інформацію: А - обов'язково включити, Б - включити, якщо є можливість, В - варто згадати, якщо на це залишиться час;
- Чи розміщені розділи в логічному порядку з урахуванням часу;
- Чи закінчується кожен розділ важливим повідомленням;
- Чи складено порядок роботи, про який в загальних рисах краще домовитися з аудиторією заздалегідь, зберігаючи можливість виявляти гнучкість і мобільність в ході презентації;
- Чи продуманий вступ, який відразу б завоював аудиторію;
- Чи опрацьовано весь проект презентації в пошуках моментів, де інтерес знижується;
- Чи відзначені в програмі ті моменти, коли аудиторія повинна бути залучена в процес виступу;
- Чи вирішено, кого необхідно запрошувати на презентацію і в якій кількості;
Організаторам презентації корисно мати на увазі, що хтось повинен весь час обмірковувати, покращувати і критикувати презентацію виключно з позиції глядача.
Успіх презентації безпосередньо пов'язаний зі здатністю виступаючих підтримувати і утримувати увагу аудиторії. Психологічними дослідженнями встановлено, що рівень уваги аудиторії змінюється протягом 40-хвилинного періоду. Спочатку він (рівень) високий, потім, у перші 10 хвилин, знижується дуже повільно, потім швидше, поки не досягне найнижчого рівня приблизно через 30 хвилин. Потім він знову починає підніматися, особливо в останні п'ять хвилин.
З цього випливає, що більш короткий відрізок (хвилин 20-25) містить найбільший відсоток уваги, хоча надмірна кількість коротких розділів теж знижує рівень уваги аудиторії. Далі, ті факти, які за задумом аудиторія повинна запам'ятати, повинні бути на початку і в кінці виступу. Особливо важливі остання ілюстрація і висновок у кожному виступі. Їх можна особливо виділяти паузою після кожного важливого пункту. Слід мати на увазі, що увага аудиторії не зростає до кінця зустрічі, якщо слухачі та глядачі не будуть знати, що вона вже наближається до завершення.